Google-synk
Observera: Denna integration kräver en noggrann genomgång och testning tillsammans med Skolons personal innan den driftsätts skarpt. Kontakta din kontaktperson på Skolon för att komma igång.
Översikt
Skolon kan hjälpa er att provisionera (exportera) data från Skolon till er Google-miljö. Detta är en så kallad utgående synk, vilket innebär att Skolon ansluter till er Google-miljö med hjälp av inloggningsuppgifter som ni tillhandahåller, och därefter skapar eller uppdaterar användare och grupper i Google baserat på informationen i Skolon.
Behörigheter
Som kund kan du i dagsläget se inställningar, historik och starta synken manuellt. För att ändra konfigurationer eller schemaläggning behöver du kontakta Skolons support eller din kontaktperson.
Viktigt att veta
Innan ni sätter igång är det viktigt att känna till följande:
Ingen automatisk städning vid borttagning av skola: Om en skola tas bort från Skolon tas inte motsvarande Organization Unit (OU), användare eller grupper bort automatiskt i Google. Användarna på skolan kommer att bli "suspended" (inaktiverade), men övrig städning måste göras manuellt av er som administratör i Google.
Konfiguration och Autentisering
För att Skolon ska kunna kommunicera med er Google-miljö krävs en JSON-nyckel och inställningar för servicekonto.
Google Connection Credentials: Ni behöver importera en JSON-fil (nyckel) som innehåller nödvändiga rättigheter för att komma åt er miljö.
Google Account Settings: E-postadressen till ett servicekonto i er Google-miljö med fullständiga rättigheter (Superadmin). Detta konto bör inte ha några andra uppgifter än att ta hand om denna synk och döps förslagsvis till något i stil med skolongooglesync@[er domän].
Så här genererar ni JSON-nyckeln:
Följ Googles officiella guide för att skapa inloggningsuppgifter (Service Account): Create access credentials
När filen credentials.json är nedladdad kan den laddas upp i fliken Anslutningsuppgifter
Inställningar
Domän
Här anges vilken domän som ska provisioneras.
Domain: Den domän som ska användas. Denna måste vara registrerad och verifierad i er Google-miljö.
Prefix: Det går att ställa in prefix för huvuddomän och subdomän vid generering av e-postadresser för skolor.
Namngivning och mallar
Här definieras formatet för e-postadresser och gruppnamn som skapas i Google. Systemet använder platshållare (placeholders) som byts ut mot faktiska värden.
Följande värden kan användas:
SCHOOL_NAME - Namnet på skolan som gruppen tillhör.
SCHOOL_ABBREVATION - Förkortningen som tilldelats skolan i inställningarna (se rubriken "Skolor" nedan).
OU_NAME - Namnet på gruppen i Skolon.
Synkroniseringsmoduler
Här väljer ni vilken typ av data som ska inkluderas i synken. Om en datatyp inte är markerad kommer den att hoppas över.
Ytterligare funktioner
Här kan man styra hur synken beter sig vid skapande och uppdatering av användare.
Funktion | Beskrivning | Kommentar |
Skapa användare | Om vald skapas nya användare. Befintliga användare uppdateras. | Genererar ny e-postadress som standard. |
Adress och telefonnummer | Sätter extra parametrar vid skapande av nya användare, t.ex. adress och telefonnummer. | Kräver att "Skapa användare" är vald. |
Matcha användare på e-post | Basera matchning av konto på e-post | |
Avaktivera raderade användare | Avaktivera användare som raderats i Skolon | |
Uppdatera organization unit paths | Avgör om synken ska uppdatera strukturen/sökvägen för OU i Google. | Om ej vald skapas nya OU, men befintliga flyttas inte. |
Synkronisera endast användare med e-post | Matchar användare baserat på deras e-postadress i Skolon istället för att generera en ny. | Kräver att "Skapa användare" är vald. |
Skolor
Under fliken för skolor väljer ni vilka skolor som ska inkluderas i synken.
Förkortning eller namn: För varje skola måste en förkortning eller namn anges.
Systemet föreslår en förkortning eller namn automatiskt, men denna kan ändras manuellt.
OBS: Alla förkortningar måste vara unika. Minst en skola måste väljas för att synken ska fungera.
Schemaläggning och Historik
Schemaläggning
När synken är testad och verifierad kan den schemaläggas att köras automatiskt varje dag.
Active: Aktiverar eller inaktiverar schemaläggningen.
Set sync time: Anger klockslag för när synken ska starta.
Manuell körning
Du kan när som helst starta synken manuellt genom att klicka på knappen Synchronize (Synkronisera) i översikten.
Historik
Under historik-fliken kan du se loggar och statistik över tidigare körningar för att felsöka eller verifiera att data förts över korrekt.
